BlinfoTec

BELEID BESTELWIJZIGING BLINDENBIBLIOTHEKEN 2004 en 2005-2008

1. Inleiding

Met het Rijksvoorzieningenplan Bibliotheekwerk voor Blinden en Slechtzienden 2002-2004 is de aanzet gegeven tot een ingrijpende bestelwijziging. De FNB speelt daarin een centrale rol. De hoofdlijnen van de bestelwijziging in genoemde periode hebben betrekking op de volgende onderwerpen:

• concentratie van faciliteiten bij de FNB;
• aangekondigde saneringen bij NLBB en LSB, hetzelfde perspectief voor CBB;
• inhaalslag digitalisering op het gebied audio (studie-en vak, kranten en tijdschriften,algemeen boek) en Anderslezen.nl;
• groot aantal R&D projecten om de voorziening moderner en efficiënter te maken met als doel goedkoper te (re)produceren en distribueren of een betere dienstverlening voor de gebruikers te realiseren;
• aankondigingen inzake doelmatigheidsvergrotingen;
• aankondiging om FNB binnen het openbaar bibliotheekstelsel te brengen
  (zwaluwstaarten van stelselwijziging openbare bibliotheken resp. blindenbibliotheken; gefaseerde overdracht distributiefunctie algemene lectuur audio naar OB's; interoperabiliteit Anderslezen.nl en Bibliotheek.nl).

Bovengenoemde elementen van de stelselwijziging vragen van de FNB gedurende de looptijd van de stelselwijziging een permanente aanpassingsvaardigheid van organisatie en taakvervulling. Dit is een van de redenen waarom is voorzien dat de benoeming en het ontslag van leden van de Raad van Toezicht FNB geschiedt door de staatssecretaris van Cultuur, ter nadere waarborging van de uitvoering van het rijksbeleid door de Stichting FNB.

2. Rijksbeleid in de komende periode

Onderstaande vloeit deels voort uit het vigerende Rijksvoorzieningenplan 2002-2004, deels bevat het de blauwdruk van het aanstaande Rijksvoorzieningenplan Bijzonder Bibliotheekwerk 2005-2008, sectie blinden en slechtzienden.

Periode onderdelen

• 2004 Afbouw Stivor; overdracht assets en centraal telefoonnummer aan de FNB;
• 2004 Structurele maatregelen inzake de zgn. "vrije ruimte" (verenigingsbladen blindenorganisaties);
• 2004 Beleidsmatige koersbepaling om FNB al dan niet te doen splitsen in een deel "openbaar bibliotheekstelsel" (algemene boek, kranten en tijdschriften, muziek en Anderslezen.nl) en een deel "onderwijsstelsel" (studie- en vakliteratuur dyslectici); al naar gelang de uitkomst van politieke besluitvorming inzake voorzieningenbeleid voor dyslectici;
• 2004/5 Aansluiting Anderslezen.nl (FNB) en Bibliotheek.nl (VOB);
• 2005 Beëindiging uitbesteding door FNB aan CBB inz. braille tijdschriften; Integratie braille tijdschriften bij FNB, met 10% doelmatigheidskorting; reorganisatie CBB;
• 2005 Overheveling budgetten consumentenwerk naar het daarvoor verantwoordelijke departement;
• 2005 Beëindiging commercieel werk voor derden FNB;

2005-2008 / FNB

• Concentratie van produktielokaties;
• Inlossen doelmatigheidsvergrotingen en kostenbesparingen als gevolg van concentratie van faciliteiten en R&D projecten;
• Juridische omvorming van privaatrechtelijke Stichting FNB naar publiekrechtelijk georienteerd bestuursorgaan (ZBO, agentschap, NV of andere passende vorm).
• Integratie-traject in openbaar bibliotheekstelsel
  • geleidelijke overgang distributie algemene lectuur audio naar de openbare bibliotheken;
  • mogelijkheid scheppen voor gebruikers om rechtstreeks bij FNB (als distributeur, dus zonder service) boeken te lenen;
  • mogelijkheid scheppen voor de niet-ambulante gebruikers om lid te worden van de "OB" FNB;
  • oplossing van de daaraan verbonden BTW-problematiek;
  • geleidelijke invoering van verplicht lidmaatschap van de openbare bibliotheek voor de blinde en slechtziende gebruikers als vervanging van de huidige eigen-bijdrage systemen;
  • geleidelijke invoering vergoeding OB's aan FNB voor gebruik materialen;
  • 2008: volledige integratie FNB in stelselopenbare bibliotheken en einde van specifiek stelsel blindenbibliotheken.
• 2005-2008/ overige blindenbibliotheken
  • Geleidelijke afbouw subsidies loketten NLBB, CBB en LSB. Genoemde private organisaties zoeken hun eigen weg; mogelijkheden scheppen voor deeltaken in het openbaar bibliotheekstelsel voor CBB (relatie PBC's) en NLBB (relatie VOB).

3. Randvoorwaarden uitbesteding rijksbeleid aan FNB

De rol van de FNB is in essentie die van uitvoerder van de rijksverantwoordelijkheid, en daarmee van het rijksbeleid, met betrekking tot de lectuurvoorziening voor blinden en slechtzienden. De uitvoerende taak bestaat uit het (re) produceren en distribueren van aangepaste lectuur voor blinden en slechtzienden via de leesvormen braille en groot letterdruk, audio en digitaal, en wel op een zo doelmatig en doeltreffend mogelijke wijze. Onderdeel van deze facilitair en bedrijfsmatige taak is het voortdurend (doen) ontwikkelen en/of invoeren van kostenbesparende (ICT-)technieken voor de bedrijfsvoering en verbetering van de dienstverlening op het gebied van de lectuurvoorziening aan blinden en slechtzienden.

De randvoorwaarden waaronder het departement bovengenoemde taken en rollen aan de FNB kan toevertrouwen zijn:

• de FNB is bestuurlijk en organisatorisch 100% op orde;
• de financiële huishouding van de FNB en de verantwoording daarvan aan het departement zijn 100% transparant en voldoen geheel aan de wettelijke en inhoudelijke vereisten;
• de activiteiten van de FNB zijn in overeenstemming met de Europese en Nederlandse mededingingswetgeving;
• de FNB is als facilitair bedrijf binnen een bestel van publieke dienstverlening per definitie een voorziening die optimaal dienstbaar is aan haar relaties en optimaal klantgericht naar de eindgebruikers;
• het departement beschikt over voldoende waarborgen dat de FNB het gedefinieerde rijksbeleid uitvoert, parallel aan en deels samenlopend met de gelijktijdige vernieuwing van het stelsel van openbare bibliotheken, en zich hiertoe ook strikt beperkt.

5. Te treffen maatregelen

Om de binnen paragraaf 3 genoemde taken en rollen aan de FNB te kunnen blijven toevertrouwen zijn op korte termijn (ingrijpende) maatregelen nodig. Deels komen deze maatregelen rechtstreeks van het departement. Het gaat dan om maatregelen die betrekking hebben op de uitvoering van de rol van FNB in het proces van bestelwijziging (blindenbibliotheken en openbare bibliotheken) en op de naleving van wet- en regelgeving

(subsidievoorwaarden, overige kaders).

Deels zullen deze maatregelen genomen moeten worden door de Raad van Toezicht zelf op grond van de eigen, al dan niet statutair verankerde verantwoordelijkheid. De twee sets maatregelen moeten naadloos in elkaar passen als een "doos in een doos". Het departement zal hiervoor op korte termijn een overleg organiseren met de Raad van Toezicht.

5.1. Te treffen maatregelen door het departement

• Voortgang stelselherziening
  Onverkorte medewerking aan de uitvoering van door politiek en Tweede Kamer geaccordeerde stelselwijziging (zie par. 2). Voor zover het departement hierbij afhankelijk is van de hulpstichting Stivor, zal medewerking van FNB aan Stivor als bindende subsidievoorwaarde worden opgelegd aan FNB, langs welke lijn subsidie aan Stivor verloopt.
• Vaststelling tarieven
  • Teneinde ten spoedigste invulling te kunnen geven aan de verplichting van de staatssecretaris om jaarlijks (transparante) produktietarieven vast te stellen, in dit geval van het reeds lopende (!) jaar 2004, zal het departement de tarieven binnen tien dagen voorlopig vaststellen (februari).
  • Als resultante van de niet-medewerking van de FNB aan het leveren van input voor de vaststelling van de produktietarieven, zal de staatssecretaris per direct een externe accountant opdracht verlenen de bedrijfvoeringsprocessen en -gegevens van de FNB te onderzoeken, om op basis daarvan definitieve tarieven te kunnen vaststellen (februari/maart).
  • Medio 2004 zal het departement een objectiverend benchmarking-onderzoek doen uitvoeren tussen de tarieven FNB en die overeenkomstige overheidsorganisaties (Denemarken), resp. commerciële aanbieders (bijv. NBD Biblion).
• Aanpassing statuten
  De statuten van de FNB verlenen de door de staatssecretaris benoemde Raad van Toezicht wel verantwoordelijkheden, maar vrijwel geen bevoegdheden en controle-instrumenten om het door de directie gevoerde beleid te sturen en te controleren. Het ministerie verzoekt de Raad van Toezicht daarom per 1 maart 2004 de statuten van de FNB zodanig aan te passen dat de statuten voorzien in verruiming van sturings- en controlemogelijkheden voor de Raad van Toezicht tot een niveau dat in overeenstemming is met de verantwoordelijkheden die benoeming en ontslag van leden van de Raad door de staatssecretaris met zich meebrengen. Wijziging van de statuten behoeft overigens (reeds) de instemming van de staatssecretaris van Cultuur.
• Wijziging juridische en bestuurlijke structuur
  Uiterlijk bij aanvang van de nieuwe meerjarenperiode (2005-2008) dient de FNB geheel in overeenstemming te zijn met Europese aanbestedings- en mededingingswetgeving. Dit vraagt een bestuurlijke ombouw van de huidige FNB tot een publiekrechtelijk georienteerde organisatie (ZBO, agentschap, NV of andere vorm die aan het doel beantwoordt; nader te onderzoeken). Dit traject wordt in 2004 ingezet en bij voorkeur tot voleinding gebracht. Mocht de FNB als private partij daaraan geen medewerking willen verlenen, dan zal het departement de subsidie aan de FNB moeten staken. Onderdeel van het bestuurlijke omvormingstraject is een nadere aanpassing van de statuten tot een vorm die het departement voldoende waarborgen geeft met betrekking tot de facilitaire taak van de FNB binnen het publieke bestel. Onderdelen alsdan zullen (minimaal). zijn:
  • strikte omschrijving van de taken van de FNB;
  • naast "neutrale" leden, vertegenwoordiging in de Raad van de voornaamst "stake-holders" van het facilitair bedrijf, speciaal één lid namens van de loketten, één namens de openbare bibliotheeksector en, afhankelijk van de politieke besluitvorming (vgl. boven), één namens het onderwijsveld; bedoelde leden worden niet namens hun achterban benoemd doch op voordracht va en dienen het belang van de FNB, niet van hun achterban.
  • goedkeuring van statuten en statutenwijzigingen door de staatssecretaris;

5.2. Door FNB c.q. Raad van Toezicht te nemen maatregelen

Om bedrijfsmatig te kunnen voldoen aan de randvoorwaarden die het departement stelt c uitbesteding van rijkstaken (par. 3), dient de organisatie op de volgende punten verbeterd te worden. Uitvoering van deze taken behoort tot de directie competentie van de Raad van Toezicht.

• Financien op orde · Het rapport van de accountant die in opdracht van de Raad van Toezicht de financiële huishouding van de FNB heeft onderzocht, wordt zo spoedig mogelijk toegezonden aan het departement, om ingrijpen door de Rijksaccountantsdienst te voorkomen; · Aansluitend zal de Raad van Toezicht met het departement spreken over de aangetroffen situatie; · Voor 1 april 2004 is de begroting 2004 dusdanig aangepast dat deze volledig transparant is, voldoet aan de regelgeving en het departementale budgettaire kader 2004. · De jaarrekening 2003 en de afrekening Daisy -beide volgens wettelijke voorschriften uiterlijk in te dienen per 1 mei 2004 -, worden grondig doorgelicht alvorens toe te zenden aan het departement; een geconsolideerde jaarrekening (dus met inbegrip van gelieerde stichtingen) zal hiervoor noodzakelijk zijn.
• Organisatie op orde De organisatie wordt zodanig gereorganiseerd dat de FNB voldoet resp. kan voldoen aan randvoorwaarden die het departement stelt aan uitbesteding (par. 3). De FNB zal als (re-) productie- en distributiebedrijf, bekostigd door het rijk, moeten voldoen aan hoge normen van efficiency, effectiviteit en klantvriendelijkheid. Het plan wordt getoetst door het departement.

Met het oog op het tijdspad dat is gemoeid met politieke besluitvorming over het Rijksvoorzieningenplan Bijzondere Bibliotheekvoorzieningen 2005-2008 (waarvan dit document en het 'inpassende' reorganisatieplan van de Raad van Toezicht onderdelen zijn) dient het reorganisatieplan uiterlijk per 1 juni 2004 te zijn ontvangen door het departement (laatste CWCZ/onderraad-vergadering 10 juni; beschikkingen gelijk met Cultuurnota 2005- 2008 op 3e dinsdag september). Waar mogelijk worden reorganisatie-stappen reeds in 2004 doorgevoerd, om de nieuwe meerjarenperiode met een zo schoon mogelijke lei te kunnen beginnen.

De navolgende aspecten dienen betrokken te worden in de reorganisatie van de FNB:

• deugdelijk middenmanagement en regulier management-teamoverleg; organogram met aangepaste functieomschrijvingen;
• huidige bedrijfsprocessen beschreven en vastgelegd;
• reductie overhead tot een minimum;
• krachtige versterking van de controllersfunctie;
• verdere integratie van bedrijfsprocessen naar leesvormen (audio, braille, groot letterdruk, digitale dienstverlening); parallel aan ISO- of INK-traject?;
• substantiële reductie van internationale representatie en R&D-formatie
• afspraken met departement over R&D budget als vast percentage van de omzet, te subsidiëren door de overheid. R&D activiteiten uitsluitend gericht op: vergroting van de doelmatigheid van de bedrijfsvoering, kostenbesparende (re) productie en distributie technieken en betere dienstverlening aan gebruikers.
• afbouwen beëindiging marketing;
• concentratie huisvesting
• inventarisatie van welke functies boventallig worden, gevolgd door saneringsplan. ,

Reorganisatie en sanering moeten gericht zijn op een sobere, doelmatige, professionele, kwalitatief hoogwaardige en klantvriendelijke bedrijfsvoering en tot structurele kostenbesparing. Bij de reorganisatie wordt rekening gehouden met de ingroei van de FNB in het stelsel van openbare bibliotheken: gefaseerde overdracht van de distributie algemene boek audio naar de openbare bibliotheken, de FNB als achtervang OB, opbouw collectie algemene boek audio en kranten en tijdschriften afgestemd op de collecties van OB's, interoperabiliteit van Anderslezen.nl met Bibliotheek.nl.

Het verkeer tussen backoffice (FNB) en frontoffices (intermediairs naar gebruikers: loketten, openbare bibliotheken, onderwijsveld) wordt, als onder deel van de reorganisatie, in protocollen vastgelegd. Deze protocollen worden voorgelegd aan het departement en behoeven de goedkeuring van de minister en/of staatssecretaris van OCW in het kader van de politieke verantwoordelijkheid voor de publieke dienstverlening aan onderwijs en samenleving.

6. Tot besluit: beoogde gouvernance-relatie OCW en FNB

Uitvoering van genoemde maatregelen (par. 5) zal tevens leiden tot een zowel relationeel als qua tijdsinzet genormaliseerde omgang tussen het Ministerie van OCW en de FNB. In een gezonde situatie kan en moet het contact tussen departement en uitvoerder zich beperken tot regulier bestuurlijk overleg over departementeel beleid in relatie tot instellingsbeleid, tot jaarlijkse subsidietoekenning en -verantwoordingen, per post af te doen; en eventueel tot tussentijdse kwaliteitsevaluaties.

OCW/MLB

dr. D.J. Waarsenburg
9 februari 2004